HERRAMIENTAS OFIMATICAS

 
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HERRAMIENTAS OFIMATICAS
 
 
Definición de Ofimática
La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.

Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc.

La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado.
Una suite ofimática o suite de oficina es una recopilación de programas,los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear,modificar,organizar,escanear,imprimir etc. archivos y documentos.Son amplia mente usados en varios lugares, ya que al ser eso (una recopilación), hace que sea asequible adquirir toda la suite, que programa por programa, lo cual es más complejo, al tener que conseguir programa por programa, y en caso del software pagado, más caro.

Generalmete las suites ofimáticas,(de oficina).De estas suites, al incluir los programas en estas, no hay un estándar sobre los programas a incluir; pero la gran mayoría incluyen al menos un procesador de textos y una hoja de cálculo. Adicionalmente, la suite puede contener un Programa de presentación, un sistema de gestión de base de datos, herramientas menores de gráficos y comunicaciones, un gestor de información personal (agenda y cliente de correo electrónico) y un navegador web.
En la actualidad las suites ofimáticas dominantes en el mercado son, por parte del software pagado, Microsoft Office, la cual posee sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas. Respecto al software libre, está OpenOffice, desarrollado por Sun Microsystems, también con un formato para cada programa, pero de código abierto. Debido a esto y a la pobre compatibilidad entre las suites de Microsoft con otros formatos abiertos (como OpenDocument), en cada suite ofimática se hacen desarrollos que, generalmente, son poco adaptables a los cambios que hace una y otra suite.

Como se ha dicho en entregas anteriores, intentaremos informar sobre los beneficios de sistematizar una empresa, en base a herramientas ofimáticas.

Se ha explicado como es posible llevar el control de stock, de servicios, de los pedidos, de las entradas, de las salidas, de los sueldos, de rendimiento de los empleados y el comprar a un buen costo. Todos controles de importancia en una empresa.

No menos importante es realizar un Marketing adecuado, que proporcione presencia continua en el mercado, y marque a los consumidores con una buena imagen de la empresa.

La imagen de la empresa estará determinada además de los aspectos visuales, logos, folletos, etc…, por el brindar información actualizada de los productos o servicios que se brindan.

 
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Las herramientas de Ofimática del Office, brindan varios recursos para realizar estas acciones:
Una de ellas es la posibilidad que brinda el PowerPoint para cualquier tipo de presentación que desee hacer, incluso puede enviarla por mail como forma de promoción a sus clientes.

También puede hacer envíos por mail con cualquiera de las otras herramientas, incluso puede enviar informes de Access en forma automática y regular, cada semana, por ejemplo.

El Office ha integrado una herramienta sumamente útil para la difusión, que es el implementar las páginas web en sus aplicaciones. Es decir que los formatos de salida pueden realizarse en html, formato ideal para la publicación en internet de toda la información que desee. Incluso, mediante oficce y un sevidor, puede mantener los informes de sus productos en línea, actualizados, así como mostrar gráficos, planillas, etc. Y por este medio, también es posible si lo desea y tiene sucursales geográficamente distanciadas, que empleados en ambas sucursales manejen la información en la misma base de datos.

Los mail que envíe puede tenerlos personalizados con el logo de la empresa, con un fondo acorde, con una firma digital… las posibilidades de identificación son múltiples.

También y si está dentro de sus posibilidades el tener información de correo de sus clientes, puede comparar el tipo de compras que realiza, según sus facturas y crear sectores de clientes, para enviarles por mail promociones, etc… que sabe puede interesarle.

Esperamos haber colaborado, mostrando las posibilidades que ofrece la ofimática para usted, y continuaremos mostrando otras aplicaciones de Office, referente a las Pymes.

 
 
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